মূল পার্থক্য - সচিব বনাম রিসেপশনিস্ট
সেক্রেটারি এবং রিসেপশনিস্ট যে কোনও সংস্থায় দুটি গুরুত্বপূর্ণ পদ যার মধ্যে কিছু পার্থক্য জোর দেওয়া যেতে পারে। এই দুটি পদের ভিন্ন ভিন্ন ভূমিকা, কার্যাবলী এবং দায়িত্ব রয়েছে জনপ্রিয় ভুল ধারণার বিপরীতে যে এগুলি এক এবং একই কাজ। যেখানে একজন সেক্রেটারি একজন ব্যক্তিগত সহকারী বা প্রশাসনিক সহকারী বেশি, একজন অভ্যর্থনাকারী হলেন প্রথম ব্যক্তি যখন তিনি একটি সংস্থায় প্রবেশ করেন। আসুন একজন সচিব এবং একজন অভ্যর্থনাকারীর কাজের মধ্যে পার্থক্য দেখি।
সচিব কে?
অক্সফোর্ড ইংলিশ ডিকশনারী অনুসারে, একজন সেক্রেটারি হল একটি সংস্থার একজন প্রশাসনিক কর্মকর্তা যিনি চিঠি টাইপ করা, রেকর্ড রাখা ইত্যাদির জন্য নিযুক্ত হন।একটি সংস্থার আকারের উপর নির্ভর করে একজন সচিবের কার্যাবলী পরিবর্তিত হয়। যেখানে একটি ছোট কোম্পানিতে, তাকে একজন রিসেপশনিস্টের পাশাপাশি একজন সচিবের দ্বৈত দায়িত্ব পালন করতে হতে পারে, বড় প্রতিষ্ঠানে, তিনি এমন ব্যক্তি যিনি তার বসের সময়সূচী সংগঠিত করেন, সমস্ত মেল, অর্ডার সরবরাহ, গ্রহণ করেন এবং উত্তর দেন। তার বসের সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়সূচী, টাইপ গুরুত্বপূর্ণ চিঠি ইত্যাদি।
একজন সচিবের অবশ্যই একটি উচ্চ বিদ্যালয় বা সমমানের ডিপ্লোমা থাকতে হবে এবং দ্রুত টাইপিং দক্ষতা থাকতে হবে। অনেক কোম্পানি সেক্রেটারি লেভেলের দক্ষতার অতিরিক্ত সার্টিফিকেটধারী ব্যক্তিদের নিয়োগ দিতে পছন্দ করে। এখন আসুন দুজনের মধ্যে পার্থক্য সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা পেতে একজন রিসেপশনিস্টের ভূমিকা বোঝার দিকে এগিয়ে যাই।
অভ্যর্থনাকারী কে?
একজন রিসেপশনিস্টকে সাধারনত সামনের ডেস্কে লোকেদের অভ্যর্থনা জানাতে এবং তাদের প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে বিভিন্ন বিভাগে নির্দেশ দিতে হয়।তিনি সেই ব্যক্তি যাকে ইনকামিং কলগুলিতে উপস্থিত থাকতে হবে এবং প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে এবং অভিযোগ শুনতে হবে। প্রতিষ্ঠানের একজন গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তির সাথে দেখা করতে ইচ্ছুক ব্যক্তিদের বৈঠকের তারিখ এবং সময় পেতে এই ব্যক্তির সাথে দেখা করতে হবে।
আপনি যখন কোনো কোম্পানিতে কল করেন, আপনি সাধারণত যে ভয়েসটি শুনতে পান তা হল রিসেপশনিস্টের। একজন অভ্যর্থনাকারীকে অবশ্যই সমস্ত দর্শকদের কাছে উপস্থিত থাকতে হবে এবং একটি আনন্দদায়ক ব্যক্তিত্ব, একটি সাহায্যকারী মনোভাব এবং তাদের প্রভাবিত করার জন্য একটি মিষ্টি কণ্ঠ থাকতে হবে। তার অবশ্যই টেলিফোন শিষ্টাচার থাকতে হবে যাতে তিনি অত্যন্ত দক্ষতার সাথে সমস্ত ব্যবসায়িক প্রশ্নে উপস্থিত হন এবং নৈমিত্তিক প্রশ্নগুলিকে প্রকৃত গ্রাহকে পরিণত করেন৷
এটা স্পষ্ট যে একজন সেক্রেটারি এবং একজন রিসেপশনিস্টের ভূমিকা, দায়িত্ব এবং কাজের মধ্যে বড় পার্থক্য রয়েছে।
সচিব এবং রিসেপশনিস্টের মধ্যে পার্থক্য কী?
সচিব এবং অভ্যর্থনাকারীর সংজ্ঞা:
সচিব: একটি সংস্থার একজন প্রশাসনিক কর্মকর্তা যিনি চিঠি টাইপ, রেকর্ড রাখা ইত্যাদির জন্য নিযুক্ত হন।
রিসেপশনিস্ট: একজন ব্যক্তি যিনি অফিসে ভিজিটরদের অভ্যর্থনা জানান এবং তাদের সাথে ডিল করেন।
সচিব এবং অভ্যর্থনাকারীর বৈশিষ্ট্য:
কর্তব্য:
সচিব: একজন সেক্রেটারি তার বসের সময়সূচী সংগঠিত করে, সমস্ত মেইল, অর্ডার সরবরাহ, তার বসের সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়সূচী, গুরুত্বপূর্ণ চিঠিপত্র ইত্যাদি গ্রহণ করে এবং উত্তর দেয়।
অভ্যর্থনাকারী: একজন অভ্যর্থনাকারী সামনের ডেস্কে লোকেদের অভ্যর্থনা জানান এবং তাদের প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে তাদের বিভিন্ন বিভাগে নির্দেশ দেন। তাকে ইনকামিং কলগুলিতে উপস্থিত থাকতে হবে এবং প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে এবং অভিযোগ শুনতে হবে।
প্রয়োজনীয়তা:
সচিব: সাচিবিক দক্ষতার একটি শংসাপত্র প্রয়োজন৷
অভ্যর্থনাকারী: একটি নির্দিষ্ট দক্ষতার প্রয়োজন নেই; তবে ব্যক্তির অবশ্যই একটি আনন্দদায়ক ব্যক্তিত্ব, একটি সাহায্যকারী মনোভাব এবং একটি মিষ্টি কণ্ঠ থাকতে হবে। তার কাজেও দক্ষ হতে হবে।
