এজেন্ডা বনাম মিনিট
এজেন্ডা এবং মিনিট একটি মিটিং এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দুটি উপাদান। যে ব্যক্তি মিটিংয়ের ব্যবস্থা করেন তার মনে অনেক কিছু থাকে যেমন সময়সূচী, সময়, স্থান, অতিথি, মিটিং পরিকল্পনা ইত্যাদি। তাই, এজেন্ডা এবং মিনিটের মধ্যে পার্থক্য সম্পর্কে সচেতন হওয়া প্রয়োজন৷
এজেন্ডা
Agenda একটি শব্দ যা একটি মিটিং এর সময়সূচী বা প্রোগ্রাম বর্ণনা করতে ব্যবহৃত হয়। এটি এমন একটি তালিকা যা মিটিংয়ের সময় করা বা আলোচনা করা দরকার। সংগঠিত যে কোনো আনুষ্ঠানিক সভা তার এজেন্ডা তৈরি করা প্রয়োজন. একটি ক্রম রয়েছে যেখানে আইটেমগুলি সভার সময় নেওয়া হয় এবং আলোচনা করা হয় এবং সভার আলোচ্যসূচিতে এই ক্রমটি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করা হয়।এই এজেন্ডাটি অতিথিদের মধ্যে প্রচার করা হয় তারা আসলে মিটিংয়ের সময় ভেন্যুতে পৌঁছানোর আগে যাতে তারা মিটিং চলাকালীন আলোচনা করা বিষয়গুলির সাথে পরিচিত হতে পারে। আলোচ্যসূচির আরেকটি উদ্দেশ্য হল নিশ্চিত করা যে অংশগ্রহণকারীরা সেই অনুযায়ী প্রস্তুতি নেয় এবং অজান্তে ধরা না পড়ে।
মিনিট
মিনিট একটি শব্দ যা একটি আনুষ্ঠানিক বৈঠকের সময় কার্যধারার একটি অফিসিয়াল রেকর্ড উল্লেখ করতে ব্যবহৃত হয়। এই মিনিটগুলি একটি মিটিং চলাকালীন যা ঘটেছিল তার রেকর্ড হিসাবে কাজ করে এবং কিছু সময় পরে যদি তারা ভুলে যায় তবে লোকেদের মনে করিয়ে দেয়। এই মিনিটগুলি তাদের সকলের জন্যও উপযোগী যারা মিটিংয়ে উপস্থিত হতে পারছেন না কারণ তারা মিটিং চলাকালীন ঘটে যাওয়া সবকিছু জানতে পারে। মিনিটের মধ্যে স্থানের নাম, সভার তারিখ এবং সময় এবং মিটিংয়ে যারা উপস্থিত ছিলেন তাদের সকলের তালিকা থাকে। এই মিনিটগুলিতে সেই ব্যক্তির নামও রয়েছে যে এই মিনিটগুলি নেয়৷
এজেন্ডা এবং মিনিটের মধ্যে পার্থক্য কী?
• এজেন্ডা হল একটি মিটিংয়ের সময়সূচী এবং অতিথিদের আগাম প্রস্তুতি নেওয়ার জন্য মিটিং চলাকালীন ইভেন্টের ক্রমটি বলে৷
• মিনিট বলতে একটি আনুষ্ঠানিক বৈঠকের কার্যক্রমের অফিসিয়াল রেকর্ড বোঝায়। যদি লোকেরা ভুলে যায় তবে ভবিষ্যতের তারিখে মিটিং চলাকালীন কী হয়েছিল তা মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য মিনিটগুলি গুরুত্বপূর্ণ৷
